Betriebskostenabrechnung: Was hineingehört, welche Fristen gelten und was Sie prüfen können

Die Betriebskostenabrechnung weist die laufenden Kosten aus, die dem Eigentümer durch das Grundstück und den Gebrauch des Gebäudes entstehen und die der Mieter vertraglich trägt. Über Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Der Vermieter muss die Abrechnung bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen (§ 556 BGB).

Hinweis: IMMOFAUST ist selbst als Immobilienmakler tätig. Dieser Artikel gibt die Angaben der genannten Quellen wieder.

Was Betriebskosten sind und wer sie trägt

Nach § 556 Abs. 1 BGB können die Vertragsparteien vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Ohne diese Vereinbarung ist eine Umlage auf den Mieter nicht vorgesehen. Betriebskosten sind nach § 556 BGB und § 1 Abs. 1 BetrKV die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.

Für die Aufstellung der Betriebskosten gilt die Betriebskostenverordnung (BetrKV) vom 25. November 2003 fort. Sie enthält den Katalog, an dem sich jede Abrechnung messen lassen muss.

Zur Begriffsfrage: Die Gesetzestexte verwenden den Begriff „Betriebskosten“. Wer nach „Nebenkostenabrechnung“ sucht, meint im Mietalltag in der Regel dasselbe; die Quellen selbst sprechen durchgängig von Betriebskosten und der Abrechnung darüber.

Welche Kosten umlagefähig sind

Die Aufstellung der Betriebskosten steht in § 2 BetrKV. Sie umfasst nach Nummern geordnet:

Nr.	Kostenart (§ 2 BetrKV)
1	laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, namentlich die Grundsteuer
2	Wasserversorgung
3	Entwässerung
4	zentrale Heizungsanlage und Abgasanlage, Brennstoffversorgung, gewerbliche Wärmelieferung, Reinigung und Wartung von Etagenheizungen
5	Warmwasserversorgung
6	verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
7	Personen- oder Lastenaufzug
8	Straßenreinigung und Müllbeseitigung
9	Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
10	Gartenpflege
11	Beleuchtung
12	Schornsteinreinigung
13	Sach- und Haftpflichtversicherung
14	Hauswart
15	Gemeinschafts-Antennenanlage, Breitbandnetz-Verteilanlage, Glasfaser-Verteilanlage
16	Einrichtungen für die Wäschepflege
17	sonstige Betriebskosten im Sinne des § 1 BetrKV, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind

Einige Beispiele aus dem Wortlaut: Zu den Kosten der Gebäudereinigung gehören die Säuberung der gemeinsam genutzten Gebäudeteile wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen und Fahrkorb des Aufzugs. Zu den Kosten der Beleuchtung gehören die Stromkosten für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung dieser gemeinsam genutzten Gebäudeteile. Zu den Versicherungskosten gehören namentlich die Versicherung des Gebäudes gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- sowie sonstige Elementarschäden, die Glasversicherung und die Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug.

Bei den Kosten für den Hauswart gilt: Soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden. Sonst würden dieselben Leistungen doppelt abgerechnet.

Bei der Antennen- und Kabelversorgung nennt § 2 Nr. 15 BetrKV Besonderheiten: Das Nutzungsentgelt für eine nicht zum Gebäude gehörende Antennenanlage und die Gebühren nach dem Urheberrechtsgesetz für die Kabelweitersendung gehörten nur bis zum 30. Juni 2024 dazu. Für Anlagen, die ab dem 1. Dezember 2021 errichtet worden sind, ist Nummer 15 Buchstabe a und b nicht anzuwenden.

Was nicht abgerechnet werden darf

Die Frage, was nicht in die Betriebskostenabrechnung gehört, beantwortet § 1 Abs. 2 BetrKV. Zu den Betriebskosten gehören nicht:

1. Verwaltungskosten: die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung.
2. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten: die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen.

Auch beim Hauswart nimmt § 2 Nr. 14 BetrKV Kosten aus: Seine Vergütung, Sozialbeiträge und geldwerten Leistungen sind nur umlagefähig, soweit seine Arbeit nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft.

Wenn der Eigentümer Leistungen selbst erbringt, regelt § 1 Abs. 1 BetrKV den Ansatz: Sach- und Arbeitsleistungen dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte. Die Umsatzsteuer des Dritten darf dabei nicht angesetzt werden.

Pauschale oder Vorauszahlung

Nach § 556 Abs. 2 BGB können die Vertragsparteien vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften vereinbaren, dass Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden. Vorauszahlungen dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden. Eine zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarung ist nach § 556 Abs. 5 BGB unwirksam.

Die Abrechnung: Pflichten und Fristen des Vermieters

Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist nach § 556 Abs. 3 BGB jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Fristen im Überblick:

Frist	Regelung (§ 556 Abs. 3 BGB)
Abrechnung des Vermieters	spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen
Folge bei Fristversäumnis	Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten
Einwendungen des Mieters	spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen
Folge bei Fristversäumnis	Einwendungen nicht mehr möglich, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten

Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet.

Nachzahlung: Wann der Vermieter sie nicht mehr verlangen kann

Wird die Abrechnung nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist mitgeteilt, ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB). Wer eine Nachzahlung fordert, sollte daher zunächst prüfen, wann die Abrechnung zugegangen ist und welcher Abrechnungszeitraum zugrunde liegt.

Einwendungen und Widerspruch

Einwendungen gegen die Abrechnung muss der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Danach kann er sie nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB).

Um die Abrechnung prüfen zu können, hat der Vermieter dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege zu gewähren. Er ist berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen (§ 556 Abs. 4 BGB).

Bei der Prüfung helfen diese Schritte:

1. Prüfen Sie, ob die Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen ist.
2. Vergleichen Sie jede abgerechnete Position mit dem Katalog in § 2 BetrKV.
3. Achten Sie auf Kosten, die nach § 1 Abs. 2 BetrKV nicht dazugehören, also Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten.
4. Verlangen Sie bei Unklarheiten Einsicht in die Belege nach § 556 Abs. 4 BGB.
5. Teilen Sie Einwendungen dem Vermieter innerhalb der Zwölfmonatsfrist ab Zugang mit.

Besonderheit: Glasfaserbereitstellungsentgelt

Ein Glasfaserbereitstellungsentgelt nach § 72 Absatz 1 des Telekommunikationsgesetzes hat der Mieter nach § 556 Abs. 3a BGB nur bei wirtschaftlicher Umsetzung der Maßnahme zu tragen. Bei einer aufwändigen Maßnahme im Sinne von § 72 Absatz 2 Satz 4 des Telekommunikationsgesetzes trägt er die Kosten nur dann, wenn der Vermieter vor Vereinbarung der Glasfaserbereitstellung soweit möglich drei Angebote eingeholt und das wirtschaftlichste ausgewählt hat.

Weiterführende Themen

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Dieser Artikel ist keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Maßgeblich sind die genannten Quellen, im Zweifel klärt eine Fachperson den Einzelfall. Stand der geprüften Quellen: 30.10.2026. Der Text wurde mit KI-Werkzeugen erstellt und automatisch gegen die angegebenen Quellen geprüft.